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Un nuevo proyecto de ley, promulgado el 8 de noviembre de 2021, ahora exige que los empleadores privados de Nueva York que monitorean las comunicaciones electrónicas de sus empleados proporcionen un aviso por escrito a los empleados antes de participar en estas actividades de monitoreo.
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Los nuevos requisitos incluyen las siguientes disposiciones:
Este estatuto se aplica a los empleados remotos en el estado de Nueva York siempre que el empleador tenga un lugar de negocios dentro del estado.
Las nuevas leyes no prohibirán a los empleadores monitorear las comunicaciones electrónicas de sus empleados. Los empleadores conservarán este derecho siempre que se les informe sobre el monitoreo electrónico, de conformidad con la nueva ley.
El nuevo estatuto se aplica a todos los empleadores privados con sede en el estado de Nueva York, independientemente del tamaño de la empresa. Se consideran empleadores personas físicas, corporaciones, sociedades, empresas o asociaciones.
Cualquier empleador que monitoree o intercepte las comunicaciones de los empleados vía teléfono, correo electrónico o uso de Internet debe cumplir con las disposiciones de este estatuto.
Los empleadores del estado de Nueva York deben determinar primero si las nuevas leyes se aplicarán a su empresa. Si los empleadores realizan cualquier tipo de monitoreo electrónico a sus empleados, se aplicará la ley.
Los empleadores sujetos al nuevo estatuto deberán redactar y distribuir un aviso de monitoreo electrónico que se ajuste a las disposiciones del estatuto a todos sus empleados.
El empleador también debe redactar un aviso que pueda publicarse en el lugar de trabajo para informar a los empleados sobre las prácticas de monitoreo electrónico.
La gerencia debe desarrollar un procedimiento para garantizar que todos los nuevos empleados reciban información sobre las prácticas de monitoreo electrónico de la empresa y acusen recibo de la notificación por escrito. La gerencia puede agregar estas notificaciones a cualquier manual del empleado que se distribuya a los nuevos empleados. Una vez que el nuevo empleado reciba la notificación, el empleador debe conservarla y archivarla de forma segura en el expediente individual de cada empleado.
La nueva ley, que se codificará como la Sección 52-c de la Ley de Derechos Civiles de Nueva York, entrará en vigor el 7 de mayo de 2022. Para entonces, las empresas deberían haber informado a todos sus empleados sobre sus prácticas de monitoreo electrónico. Se deben distribuir avisos por escrito a todos los empleados y se debe obtener un acuse de recibo por escrito de cada empleado y nuevo empleado.
Además, para el 7 de mayo de 2022, todas las empresas que realizan prácticas de monitoreo electrónico deberían haber publicado un aviso en un lugar visible del lugar de trabajo que informe a los empleados sobre las prácticas de monitoreo electrónico.
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