No implementar las normas de control de tiempo para los empleados por hora, así como para los asalariados no exentos, no es una opción para los empleadores. La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA, por sus siglas en inglés) y numerosas otras leyes estatales exigen que los empleadores mantengan registros de las horas trabajadas de todos los empleados no exentos.

La FLSA requiere que los registros de tiempo muestren la fecha y hora en que comienza la semana laboral de un trabajador, la cantidad de horas trabajadas cada día y el total de horas trabajadas durante la semana.

Empleado asalariado vs. empleado por horas

Los empleados asalariados tienen derecho a recibir el monto completo de su salario base si trabajan horas durante un período laboral. Los empleados por hora solo tienen derecho a que se les pague por las horas efectivamente trabajadas. Muchos empleadores creen erróneamente que la distinción importante para el control horario es entre empleados por hora y asalariados. Sin embargo, es en realidad la distinción entre empleados exentos y no exentos la que es relevante para el control horario. Los empleados no exentos tienen derecho  al pago de horas extras y los empleados exentos no lo están. Si bien no todos los empleados por horas están exentos, existen empleados asalariados exentos y empleados asalariados no exentos.

Estar de guardia para el trabajo

La cuestión de si el tiempo de guardia es compensable depende de los hechos. Un empleado de guardia que no está obligado a permanecer en las instalaciones del empleador, sino que solo debe notificarle dónde puede ser localizado, no está trabajando mientras está de guardia. Esto es así siempre que el empleado tenga libertad para realizar actividades personales mientras está de guardia. El tiempo de guardia ni siquiera es compensable si el empleado tiene que llevar un localizador y presentarse al trabajo dentro de un plazo específico y razonable.

Sin embargo, el empleado tiene derecho al pago de guardia cuando las condiciones de guardia son tan restrictivas o las llamadas tan frecuentes que no le permiten utilizar eficazmente ese tiempo para fines personales. Al determinar si un empleado puede utilizar el tiempo de guardia para fines personales, los tribunales examinan si existen limitaciones geográficas excesivas a sus desplazamientos, si la frecuencia de las llamadas recibidas o el plazo fijo de respuesta son indebidamente restrictivos, si el empleado podría intercambiar fácilmente las responsabilidades de guardia, si el uso de un buscapersonas podría aliviar las restricciones y si la política de guardia se basa en un acuerdo entre las partes.

Empleados no exentos que trabajan fuera del horario laboral

Los empleados asalariados no exentos son los más propensos a trabajar fuera de horario sin recibir remuneración. A menudo, estos empleados se ven tentados a trabajar fuera de horario voluntariamente para impresionar a sus supervisores y evitar que les cuesten horas extras. Incluso si es voluntario y el empleado no está obligado a trabajar fuera de horario, sería ilegal que trabajara fuera de horario sin recibir remuneración por las horas extras trabajadas.

Los siguientes son algunos ejemplos comunes de ocasiones en las que los empleados trabajan fuera del horario laboral pero tienen derecho a recibir una remuneración:

• Trabajo previo al turno en el que se le pide al empleado que se prepare antes del inicio de su turno;
• Trabajo posterior al turno en el que se le pide al empleado que limpie o deje el equipo en otro sitio;
• Trabajo posterior al turno en el que el empleado responde voluntariamente a correos electrónicos o llamadas de trabajo en su propio tiempo;
• Tiempo entre asignaciones durante el cual el empleado debe esperar su siguiente asignación; y
• Trabajando durante el descanso del almuerzo no remunerado.

¿Es obligatorio el pago de horas extras?

Sí, todos los empleados no exentos deben recibir pago de horas extras por las horas trabajadas por encima de las cuarenta (40) en una semana laboral a una tasa no inferior a una vez y media su tasa de pago regular.

Según la FLSA, un empleado está exento del pago de horas extras si:

• El puesto se remunera mediante salario;
• El puesto se paga un mínimo de $455 por semana; y
• Los deberes del puesto satisfacen la prueba de deberes ejecutivos, la prueba de deberes administrativos o la prueba de deberes profesionales.

El hecho de que reciba un salario de al menos $455 semanales no significa que esté automáticamente exento del pago de horas extras. También debe cumplir con el requisito de responsabilidades para estar exento.

El requisito de horas extra se basa en el número total de horas trabajadas en una semana laboral determinada. Los empleadores deben calcular la semana laboral como un horario fijo continuo de siete días, 24 horas al día. No es necesario que sea de domingo a sábado. Puede comenzar cualquier día de la semana y terminar siete (7) días consecutivos después. Las horas trabajadas que excedan las cuarenta (40) en esta semana laboral están sujetas al pago de horas extra.

Leyes laborales sobre el registro de entrada y salida

Si bien no existen leyes sobre relojes de control que obliguen a todos los empleados a registrar su entrada y salida, los empleadores deben mantener registros precisos de las horas trabajadas de todos los empleados no exentos.

Sin embargo, el Departamento de Trabajo no exige ningún sistema específico para recopilar esta información, afirmando que «cualquier plan de control de tiempo es aceptable siempre que sea completo y preciso». Por ejemplo, los registros de tiempo pueden generarse mediante un reloj de fichar, un sistema biométrico, un sistema de proximidad, un SMS, un teléfono móvil o incluso un ordenador. Lo importante es que el tiempo se registre simultáneamente con el trabajo realizado para garantizar la precisión e integridad de los registros. No se exige el uso de relojes de fichar automatizados; de hecho, es perfectamente aceptable que los empleados registren su tiempo manualmente.

Redondeo del reloj de tiempo

La FLSA también permite a los empleadores redondear el tiempo de los empleados no exentos al cuarto de hora más cercano. Si desean redondear a un incremento menor, pueden hacerlo siempre que el redondeo del reloj de control esté diseñado para promediar el tiempo. En otras palabras, un empleador no siempre puede redondear hacia abajo. El empleador debe elegir el punto medio del margen de redondeo y adoptar una práctica consistente de redondear hacia abajo cuando el tiempo registrado esté por debajo del punto medio y hacia arriba cuando esté por encima. De acuerdo con la regla de los 7 minutos, si el empleador adopta un margen de 15 minutos, los minutos 1 a 7 pueden redondearse hacia abajo, pero los minutos 8 a 15 deben redondearse hacia arriba.

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