Новые требования

Новый закон, подписанный 8 ноября 2021 года, теперь требует от частных работодателей Нью-Йорка, которые отслеживают электронную переписку своих сотрудников, предоставлять сотрудникам письменное уведомление до начала таких действий по мониторингу.

Новые требования включают следующие положения:

• Работодатели, планирующие отслеживать или перехватывать телефонные звонки, электронную почту и использование интернета сотрудниками, должны уведомить сотрудников об этом в письменной форме при приеме на работу.
• Уведомление должно быть в письменной форме, в электронном виде или в других электронных форматах.
• Сотрудник должен подтвердить получение уведомления в письменной форме или в электронном формате.
• Работодатели должны разместить уведомление об электронном мониторинге на видном месте, доступном для просмотра всем сотрудникам.
• Размещенное письменное уведомление должно информировать сотрудников о том, что все телефонные звонки, электронная почта и использование интернета подлежат мониторингу со стороны работодателя.

Этот закон распространяется на удаленных сотрудников в штате Нью-Йорк, если у работодателя есть место ведения бизнеса в этом штате.

Новые законы не запрещают работодателю отслеживать электронные коммуникации своих сотрудников. Работодатели сохранят за собой право отслеживать своих сотрудников до тех пор, пока сотрудники будут проинформированы об электронном мониторинге в соответствии с новым законом.

Кто является субъектом нового закона?

Новый закон распространяется на всех частных работодателей, имеющих место ведения бизнеса в штате Нью-Йорк, независимо от размера компании. Работодателями считаются физические лица, корпорации, товарищества, фирмы или ассоциации.

Любой работодатель, который отслеживает или перехватывает сообщения сотрудников по телефону, электронной почте или через Интернет, должен соблюдать положения этого закона.

Что должны делать работодатели?

Работодатели в штате Нью-Йорк должны сначала определить, распространяются ли новые законы на их бизнес. Если работодатели применяют любые формы электронного мониторинга в отношении своих сотрудников, действие данного закона на них распространяется.

Работодатели, на которых распространяется действие нового закона, должны составить и распространить среди всех своих сотрудников уведомление об электронном мониторинге электронном мониторинге соответствующем положениям закона.

Работодателю также необходимо подготовить уведомление, которое можно разместить на рабочем месте, чтобы проинформировать сотрудников о практике электронного мониторинга.

Руководство должно разработать процедуру, обеспечивающую получение всеми новыми сотрудниками уведомления о практике электронного мониторинга в компании и подтверждение получения уведомления в письменной форме. Руководство может добавить эти уведомления в любое существующее руководство для сотрудников, распространяемое среди новых сотрудников. После подтверждения новым сотрудником, подтверждение должно храниться работодателем и надежно храниться в личном деле каждого сотрудника.

Когда закон вступит в силу

Новый закон, который будет кодифицирован как Раздел 52-c Закона штата Нью-Йорк о гражданских правах, вступит в силу 7 мая 2022 года. К этому моменту предприятия должны были проинформировать всех сотрудников о применяемых ими методах электронного мониторинга. Письменные уведомления должны быть распространены среди всех сотрудников, и от каждого сотрудника и нового работника должно быть получено письменное подтверждение.

Кроме того, к 7 мая 2022 года все предприятия, использующие электронные средства мониторинга, должны были разместить на видном месте на рабочем месте уведомление, информирующее сотрудников об использовании электронных средств мониторинга.