Невыполнение требований по внедрению правил учета рабочего времени для почасовых сотрудников, а также для неосвобожденных от сверхурочной оплаты сотрудников на окладе, недопустимо для работодателей. Федеральный закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA), а также многочисленные законы штатов, требуют от работодателей вести учет всех отработанных часов неосвобожденных сотрудников.

FLSA требует, чтобы учет рабочего времени включал дату и время начала рабочей недели сотрудника, количество часов, отработанных каждый день, а также общее количество часов за неделю.

Сотрудник на окладе vs. почасовой сотрудник

Сотрудники на окладе имеют право на получение полной суммы базовой заработной платы, если они отработали хотя бы несколько часов в расчетный период. Почасовые сотрудники имеют право на оплату только за фактически отработанные часы. Многие работодатели ошибочно полагают, что для учета рабочего времени ключевым является различие между почасовыми и окладными сотрудниками. Однако на самом деле важным является различие между освобожденными и неосвобожденными сотрудниками. Неосвобожденные сотрудники имеют право на оплату сверхурочных, тогда как освобожденные — нет. Хотя все почасовые сотрудники являются неосвобожденными, среди сотрудников на окладе есть как освобожденные, так и неосвобожденные.

Дежурство (On-Call)

Вопрос о том, подлежит ли дежурное время оплате, зависит от конкретных обстоятельств. Сотрудник, находящийся на дежурстве и не обязанный находиться на территории работодателя, а лишь обязан сообщить, где с ним можно связаться, не считается работающим в это время. Это справедливо при условии, что сотрудник свободен заниматься личными делами во время дежурства. Даже если сотрудник обязан носить пейджер и прибыть на работу в разумный установленный срок, такое время обычно не подлежит оплате.

Однако сотрудник имеет право на оплату дежурного времени, если условия дежурства настолько ограничивающие или вызовы настолько частые, что сотрудник не может эффективно использовать это время для личных целей. При определении этого суды учитывают наличие чрезмерных географических ограничений, частоту вызовов, жесткие временные рамки для реагирования, возможность обмена дежурствами, использование пейджера для снижения ограничений, а также наличие соглашения между сторонами.

Работа неосвобожденных сотрудников «вне учета времени»

Неосвобожденные сотрудники на окладе чаще всего работают «вне учета времени» и не получают за это оплату. Такие сотрудники нередко добровольно работают сверхурочно, чтобы произвести впечатление на руководство и избежать начисления сверхурочных. Даже если такая работа выполняется добровольно и без принуждения, она все равно является незаконной, если за нее не выплачивается заработная плата.

Ниже приведены распространенные примеры случаев, когда сотрудники работают вне учета времени, но имеют право на оплату:

• Работа до начала смены, когда сотрудника просят подготовиться к работе заранее;
• Работа после смены, включая уборку или доставку оборудования на другой объект;
• Работа после смены, когда сотрудник добровольно отвечает на рабочие письма или звонки в личное время;
• Время ожидания между заданиями, когда сотрудник обязан ждать следующего поручения;
• Работа во время неоплаченного обеденного перерыва.

Обязательна ли оплата сверхурочных?

Да, все неосвобожденные сотрудники должны получать оплату сверхурочных за часы, отработанные свыше сорока (40) часов в рабочей неделе, по ставке не ниже полуторакратной от их обычной ставки оплаты.

Согласно FLSA, сотрудник освобождается от оплаты сверхурочных, если:

• Должность оплачивается на основе оклада;
• Оклад составляет не менее 455 долларов США в неделю;
• Должностные обязанности соответствуют тесту руководящих, административных или профессиональных функций.

Сам по себе оклад в размере не менее 455 долларов США в неделю не означает автоматическое освобождение от сверхурочных. Также необходимо соответствовать критериям должностных обязанностей.

Требование по сверхурочной оплате основывается на общем количестве часов, отработанных в течение одной рабочей недели. Рабочая неделя должна представлять собой фиксированный непрерывный период в семь дней по 24 часа в сутки. Она может начинаться в любой день недели. Все часы, отработанные свыше сорока (40) часов за этот период, подлежат оплате как сверхурочные.

Трудовое законодательство о фиксации времени прихода и ухода

Хотя законы не требуют, чтобы все сотрудники обязательно отмечались при входе и выходе, работодатели обязаны вести точный учет рабочего времени всех неосвобожденных сотрудников.

Министерство труда США не требует использования конкретной системы учета, заявляя, что «любой план учета времени допустим, если он является полным и точным». Учет может вестись с помощью табельных часов, биометрических систем, проксимити-карт, SMS, мобильных устройств или компьютеров. Главное, чтобы учет велся одновременно с выполнением работы, обеспечивая точность и достоверность данных. Использование автоматизированных систем не является обязательным — ручной учет также допустим.

Округление рабочего времени

FLSA также разрешает работодателям округлять рабочее время неосвобожденных сотрудников до ближайшей четверти часа. Допускается и более мелкое округление при условии, что оно «усредняется» со временем. Работодатель не может всегда округлять в меньшую сторону. Следует выбрать середину интервала округления и последовательно округлять вниз или вверх. Согласно правилу 7 минут, при 15-минутном интервале минуты с 1 по 7 округляются вниз, а с 8 по 15 — вверх.

Юридическая фирма Yuriy Moshes располагает опытными адвокатами по трудовому праву, которые специализируются на разрешении трудовых споров и защите прав работников. Мы помогаем сотрудникам в Нью-Йорке и всех его районах (Манхэттен, Бруклин, Куинс, Бронкс и Статен-Айленд), а также в Северном Нью-Джерси, на Лонг-Айленде и в северной части штата Нью-Йорк.